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企业常用公文写作


2015年06月03日 10:26:33 作者/来源:

第一部分 公文基础知识

    一、公文的分类

    共有四类:党的机关公文、行政机关公文、法定公文、企业行政公文。

    1、党的机关公文

    199653日,中共中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》,规定党的机关公文分为14类文种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。

    2、行政机关公文

    2000824日,国务院发布《国家行政机关公文处理办法》,规定政府行政机关的公文分为13类文种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

    3、法定公文

    党政公文合计27类,是国家的法定公文。其中9类彼此相同,即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。减去相互重复,国家法定公文共有18种,即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定、命令、议案、通告、公告。

    4、企业行政公文

    国家没有规定统一的企业公文文种,但企业的行政公文习惯上参照政府机关的分类。其中最常用的,是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种,此外,还有非法定的工作总结。

    二、公文的行文关系

    又称行文方向,它决定着公文的格式、语言和写作方式。共分三类:

    1、上行文

    又称上报文,是下层组织向上层组织发出的公文,主要包括请示、报告等。如《香洲区政府关于增加镇街文化站编制的请示》。

    2、平行文

    是彼此没有隶属关系的平行组织,相互商洽工作、通报情况、邀请参与、回复信息的公文,主要包括通报、函等。如《珠海市企业文化协会关于举办通讯员培训的邀请函》。

    3、下行文

    是上层组织向下层组织发出的公文,主要包括指示、批复、通知等。如《珠海市人民政府关于同意成立珠海市对外文化交流协会的批复》。

    三、公文的行文规则

    党政公文条例都有专门章节规定公文的行文规则,其中5项必须遵守:

    1、不能越级行文

    行文关系必须根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时,应当抄送被越过的机关。

    2、内设机构不能对外行文

    机关内设机构除办公室等综合部门以外,不得对外正式行文。内设机构需要对外联系业务的,可通过“便函”形式,对外进行商洽、询问、答复。

    3、不能逆向抄送

    向上级机关的请示,不得同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文,应当同时抄送上级机关。

    4、只能一文一事

    一份公文通常只能涉及一个问题,一般只写给一个主送机关,需要同时送其它机关的,应当用抄送形式,但不得抄送给下级机关。

 

第二部分 公文的基本结构

    公文主要由标题、正文、附件等三部分构成。

    一、标题结构

    标题,说明公文事由与文种,结构单纯,常用三种:

    1、直述式 

    事由+公文文种

    如:《中国共产党第十七届中央委员会第三次全体会议公报》

    2、引述式

    关于+事由+公文文种

    如:《关于举办通讯员培训的邀请函》

    《关于尽早拨付第四季度挂村对口扶贫专项扶持款的请示》

    《关于第七届肮展招商工作进展情况的报告》

    3、转述式

    关于+转述事由+公文文种

    如:《关于转发国务院〈关于做好年终安全生产大检查的通知〉的通知》

    二、正文结构

    正文是公文的主体,一般由5个部分组成:

    1、主送机关

    即各级受文机关,又叫公文台头。如:市经贸局、各会员单位、各分公司等。位于公文正文的第一行,左顶格。

    2、行文缘由

    即发出此项公文的原因、理由或背景形势。通常是公文正文的第一自然段。

    3、正文内容

    即公文的核心内容。如请求批复、给予告知、咨询了解、进行答复、要求执行的具体事项。

    4、结尾

    即公文的结束语,通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意见当否,请批示”或“请严格执行”等。

    5、发文单位

    即公文落款,包括发文单位名称(用印)及成文日期(汉字)。

    三、附件

    附件,是公文的补充,或是公文内容的具体化。

    如:《通讯员培训的具体行程安排及报名回执表》

    附件独立成篇,或是独立的表格,附在正文之后。附件不止一件时,要标注附件序号。

    四、公文写作的一般格式

    公文写作的关键,在于写好正文的内容。根据内容的繁简程度,可以选用六种不同格式:

    1、篇段合一式

    全文只有一段,一段就是一篇,一通到底。适用于内容简单的通知和函。

    2、分段展开式

    全文分为若干自然段,每段一层意思,段落之间不标序号,不设小标题,递进或平行展开。适用于内容稍微复杂一些的通知、请示、报告等。

    3、首句引导式

    全文分为若干自然段,每段归纳出一句能够概括本段全部内容的简炼语言,作为该段落的首句,统帅该段的内容。适用于内容比较复杂的报告,会议纪要等。

    4、标题分列式

    全文分为若干部分,每部分分设若干自然段,然后总起来归纳一个小标题,以小标题统帅该部分的内容。适用于内容复杂的工作报告、会议纪要。

    5、板块陈述式

    根据内容的不同性质,将全文分为几大板块,板块之间相对独立,各自成章。如“第一部分、第二部分”等。适用于内容特别庞大的报告、工作总结、会议纪要等。

第三部分 常用公文的写作要领

    企业常用的行政公文,主要是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种。

    一、请示的写作

    请示,适用于向上级机关请求指示、请求批准、请求帮助、请求解答,属上行文。请示的作用在于请示工作并要求上级批复。

    请示的写法比较简单,可按照公文主体的5个部分组成来写。

    1、被请示机关

    即主送机关,或上级受文机关。

    2、请示缘由

    提出请示的原因和理由。

    3、请示事项

    提出请求解答的问题、请求批准或请求帮助的事项,要求上级解答、批准或给予帮助。在提出请求批准的事项时,可视需要提出拟解决问题的建议和意见,供上级机关参考。提出的请示,要符合有关方针、政策,切实可行,不可将矛盾上交。

    4、结尾

    请示的结束语是必不可少的,应最后强调自己的期待。通常采用“以上意见当(妥)否,请批示”或“以上请示,请批复”等等。

    5、请示机关落款

    用印与成文日期。

    请示的正文主体,即“缘由”和“事项”,多采用“篇段合一”的结构,一通到底。内容层次较多,必须分段落的,可采用“分段展开式”。

如:

关于某口岸增加商检人员编制的请示

国务院:

近几年,某口岸周边地区经济发展速度较快,出口贸易平均每年增长27%,今年上半年进出口货物达276万吨。由此,口岸联检机构的现有人员已不能适应业务发展的需要,尤其是口岸所在的某市已被列为某三角洲区域性中心城市,进出口货物将越来越多。为此,请国务院批准在某口岸外贸码头设立海关商检处,增加人员编制15人(现有8人)。

以上请示,请批复。

某省人民政府(章)

某年某月某日

    撰写请示必须注意:不可和报告混用;不能以决定的口吻说话,只能写“拟”怎么办,不能写“决定”怎么办;未获上级批复前,不得抄送下级机关;所述情况和理由较复杂时,可用附件详细说明,以简化正文。

    二、报告的写作

    报告,适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。属于上行文,一般产生于事后和事情过程中。

    1、综合报告

    综合报告又称工作报告,类似于工作总结。如《关于2008年上半年“扫黄打非”工作进展情况的报告》等。正文的基本结构是“总—分—总”。

   1)开头,是总述,将需要报告的工作情况进行总体描述,包括工作目标、工作依据、工作思路,主要工作成果。而在工作成果中,突出几个亮点,提炼出相应的观点,烘托出报告的主题。

   2)主体,是分述,主要是详写几大亮点。可以分为好几块,将亮点逐一展开,每个亮点拟出一个标题,每个标题提炼一个观点,每个观点都有若干典型事件和数字支撑,形成“以观点取舍材料,以材料说明观点”的结构。

   3)结尾,又是总述,总起来,写工作中存在的问题,提出下一步工作的计划与打算。最后可写“请审阅”或“特此报告”、“专此报告”等语作结。

    2、专题报告

    专题报告又称情况报告,目的是将情况报告清楚,写法比工作报告要简单。正文的基本结构是“进—进—进”,即纵向推进:情况(事实)+分析+结论(措施)。

    其中又有三种不同写法:

   1)以反映事件为主的专题报告,主要写事件过程、产生该事件的原因、针对该事件所拟采取的措施或处理意见;

   2)以总结经验为主的专题报告,主要写典型情况、经验与教训、改进措施;

   3)因工作失误向上级写的检查报告,主要写问题的事实、产生问题的主客观原因及造成问题的责任、处理意见及改进措施等。

    结尾:通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

    3、回复报告

    回复报告也称答复报告,写法更为单纯。只要把需要答复的内容写清楚就行。

    正文要根据上级机关的询问或责问,有针对性进行回答,问一答一,讲明情况、原因和处理措施,不做发挥,不发议论。

    三、函的写作

    函,适用于不相隶属机关之间的工作文书,主要分为五类:

    1、商洽函

    请求协助、商洽解决办理某一问题的函。如:联系参观、请求帮助支援等。

    2、询问函

    了解情况,请求回复的函。如《关于查询某同志在你单位是否已参加住房改革的函》。

    3、答复函

    答复其它单位询问的函。如《关于同意担当珠海市第二届欢乐购物节主办单位的函》(答复函)。

    4、邀请函

    邀请参与的函。如《关于举办通讯员培训班的邀请函》。

    5、请批函

    不相隶属单位向具有管辖权的单位请求批准。如企业向工商部门变更营业执照的登记项目、向公安部门申报刻制公章等。

    函的篇幅都不太长,正文写作也无固定格式,多采用“篇段合一式”或“分段展开式”。正文内容包括:发函事由、询问或答复或协商或邀请或申报的事项、希望达成的结果或给予的答复。其中,答复函在正文开始时,必须把收到对方来函的日期文号或标题交代清楚,然后再作答复。

    函一般都有结尾,但不同的函结尾不同。商洽函多用“请予支持”、“请予协助”;询问函多用“请复”、“请早日复函”;答复函用“专此函复”;请求批准的函用“请予核准”等。

    四、通知的写作

    通知,是使用率最高的公文。主要有4类:

    1、印发性通知

    包括批转性、转发性通知。用于印发本级机关,批转下级机关,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的制度、法规、规定、通知、会议纪要等公文。

    如:《关于印发“记者劳动考勤与业务考核管理办法”的通知》

    《关于转发全省文化体制改革工作会议通知的通知》。

    2、事项性通知

    用于上级机关对下级机关就某一具体事项布置工作、交待任务、发布信息,而其重要程度又达不到“命令”或“指示”时,使用事项性通知。

    如:《关于严格控制公车私用实行节假日公车封存的通知》

    《关于认真做好2007年度计划生育奖金发放工作的通知》

    3、会议通知

    也是事项性通知,但内容更为单纯,只用于上级机关对下级机关发布会议指示。

    4、任免通知

    同样属于事项性通知,但更为专业化,只用于上级机关对下级机关发布人事任免事项。

通知的写作形式多样、方法灵活,格式比较简单。但一定要写明四个内容:事项的由来(为什么通知你)、事项的具体内容(通知你做什么)、具体要求(通知你怎么做)、事项时效(什么时间做完)。概括说,写清楚“四个什么”。如:

关于转发《全国交通运输工作会议纪要》的通知

各省、自治区、直辖市人民政府、:

    现将《全国交通运输工作会议纪要》转发给你们,请参照执行。交通运输事业是国民经济的重要组成部分,对于全面建设小康社会、提高国家的现代化水平具有重要的作用。各级人民政府要按照《纪要》提出的要求,把交通基础设施的建设纳入今后五年的重点工作,认真加强领导,在规划与财力上给予支持,切实把发展交通运输事业的工作做好,并将具体措施于八月底以前上报国务院办公厅。

国务院办公厅(章)

00三年五月二十日

    通知不能滥发。尤其是同级机关及不相隶属的单位之间,不能发通知,只能使用函。

    五、会议纪要的写作

    会议纪要,适用于记载、传达会议情况和会议的议定事项。多用于研讨性、协调性、联席性的会议,既不能由主持人说了算,又不能简单地付诸表决,只能通过深入调研、充分协商,相互协调,取得与会各方的一致赞同和承诺,而后议定共同条款,并要求与会单位共同遵守、共同执行。

    1、会议纪要的分类

主要有三类:

1)决议性会议纪要:也称指示性会议纪要,用于公布会议所议定的宏观事项,对相关部门具有一定的指示性和指导性。

如:国务院《一九九零年经济特区工作会议纪要》。

    2)部署性会议纪要:也称通知性会议纪要,用于部署会议所议定的微观事项或称具体工作项目,通知相关方面按照纪要内容实施。

如:珠海市人民政府《2001年第25次常务会议纪要》。

    3)情况性会议纪要:记载会议情况,传达会议精神,留作备忘资料。用于决策时机不够成熟、与会各方意见不尽一致,但又必须将会议内容形成大家一致认可的书面备忘资料。

    如:《关于前山某工业用地未来功能的协商纪要》

    会议纪要与其它法定公文明显不同:没有明确的主送机关,没有明确的行文方向,既不是上行文,也不是下行文,也不用印章,而是一种纯粹的记载。

    2、会议纪要的正文内容

    通常包括四个方面:

    1)会议的基本情况:会议名称、会议宗旨、会议时间和地点、与会人员、必需的背景资料。

    2)会议的主要议题:会议中正式讨论的问题,包括事先确定和会议中临时插入的议题。

    3)与会者意见:主要记载一致意见,同时附记不一致甚至反对的意见。

    4)会议议定的事项:包括决定、建议、要求具体实施的工作项目等。

    3、会议纪要的行文格式

    通常由导言、主体、结尾三部分组成。

    1)导言:程序性纪录。主要介绍会议概况,包括召集会议的单位、与会单位、会议目的、开会时间与地点、会期、主持人及参加人员姓名、会议议程及讨论情况、主要结果或收获等。

    2)主体:实质性记录。具体记载会议议定的事项,根据会议议程,分类进行整理,归纳出几个问题,载明会议对每个问题所产生的意见,形成各方认可的会议精神或议定事项。其中,议定事项要分条写,每条只写一个问题,内容包括:何事、如何解决、由谁负责、承诺了什么、何时完成、经费来源、质量标准等。要一一写清,不能含糊,以免日后扯皮。

    3)结尾:有两种写法:一是专设一段,提出希望、要求或号召,以强化会议精神;二是不专设结尾段落,最后一个问题就是全文的结尾。

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